Att lämna in handlingar

« Tillbaka

På Kronobergsarkivet tar vi emot handlingar från alla typer av föreningar och organisationer som tillhör den s.k. enskilda sektorn. Med detta avses varje form av verksamhet som försiggår utanför stat, kommun och landsting, d.v.s. handlingar som inte omfattas av offentlighetsprincipen. På våra hyllor finns därför inte enbart handlingar från de traditionella folkrörelserna, som t.ex. nykterhetsföreningar, frikyrkoförsamlingar, idrottsföreningar eller politiska organisationer, här finns också material från företag, privatpersoner, byalag m.m. Vårt upptagningsområde är Kronobergs län enligt de gränser som gällde före de senaste kommunsammanslagningarna 1971. Det innebär att vi även tar emot handlingar från de församlingar som efter detta har hamnat i Kalmar län, d.v.s. Algutsboda, Hälleberga och Långasjö. På Kronobergsarkivet förvaras också ett stort antal distriktsorganisationer som i flera fall har Småland eller en större region som arbetsområde

Villkoren för att lämna in material till oss skiljer sig något åt beroende på vilken typ av förening eller organisation det rör sig om. Ingår föreningen i någon läns- eller regionövergripande organisation ser vi helst att densamma ingår som medlem i Kronobergsarkivet. Denna organisation erlägger då en årlig avgift på 600 kr som täcker kostnaden för förvaring av såväl dess eget arkiv som arkiv från alla eventuella lokalföreningar som tillhör distriktet. I vissa fall kan en depositionsavgift utgå. Den är en engångsavgift för omhändertagandet och uppgår till 1.500 kr. Av företag och större ekonomiska organisationer uttages dessutom en årlig hyllmeteravgift. Privatpersoner och mindre föreningar som inte tillhör någon distriktsorganisation har ofta mer begränsade ekonomiska resurser. I dessa fall intar vi en flexibel inställning eftersom vi ser det som vårt kulturella ansvar att även material av denna typ bevaras om det kan anses vara av allmänt intresse.

Kronobergsarkivet tar emot i princip alla slags handlingar som på något vis beskriver verksamhetens art, d.v.s. protokoll, korrespondens, ingångna avtal, kassaböcker, bokslut, verksamhetsberättelser m.m. Tyvärr har vi dock av utrymmesskäl inte möjlighet att ta emot verifikationer. Dessa kan arkivbildaren själv gallra enligt gällande bokföringslag. Handlingarna behöver inte vara sorterade när de lämnas in. Sorteringen sköter vi och kostnaden för denna ingår i den avgift som organisationen erlägger. När handlingarna blivit ordnade erhåller föreningen en arkivförteckning på inlämnat material.

Arkivmaterialet inlämnas till Kronobergsarkivet på frivillig grund och kan överlämnas antingen som deposition eller gåva. Det förra innebär att arkivbildaren behåller äganderätten till sina handlingar. Det är meningen att handlingarna så långt möjligt skall vara tillgängliga för forskning. Undantag från detta bör göras endast i mycket speciella fall, t.ex. för handlingar av särskilt känslig natur. Arkiv som är helt stängda för forskning vill vi av princip inte åta oss att förvara. Skulle det ändå förekomma handlingar bland det inlämnade arkivet som arkivbildaren anser vara känsligt, kan det förses med en särskild markering som innebär att materialet är tillgängligt först efter kontakt med arkivbildaren.

På Kronobergsarkivet finns ett speciellt forskarrum där man kan ta del av de handlingar som förvaras hos oss. Privatpersoner får inte låna hem handlingar för läsning. Däremot får arkivbildaren eller dess representant låna hem sina egna handlingar. Utlåning sker genom ordinärt kvittensförfarande. Privatpersoner kan emellertid låna arkivhandlingar till annan arkivinstitution eller bibliotek som blivit godkänd av Riksarkivet.

Hur ofta handlingar lämnas in till oss är upp till arkivbildaren själv att avgöra. De flesta brukar vilja ha de senaste årens handlingar tillgängliga på sin expedition eller kansli. Det brukar vara lämpligt att arkivhandlingar lämnas till oss ungefär vart femte år.

Det finns flera skäl för föreningar och organisationer att lämna in sitt material till oss. Först och främst är det ett sätt för föreningen att förvissa sig om att dess historia bevaras för eftervärlden. Våra lokaler är speciellt anpassade för arkivförvaring och skyddar handlingarna mot brand, fukt, skadedjur och andra hot. Vi ordnar och förtecknar också materialet så att det blir lätt tillgängligt för den som t.ex. vill skriva en historik över sin förening. För större organisationer och företag kan det var en fördel att kunna lämna ifrån sig material som inte kontinuerligt används i den dagliga verksamheten.

Vill Ni ändå av olika skäl förvara Era handlingar själv, anser vi det vara viktigt att följande aspekter beaktas: Säkerhet - lokalen där arkivet förvaras skall vara brandsäker och hålla en lämplig temperatur och luftfuktighet. Ordning - arkivet bör vara ordnat och förtecknat så att det lätt går att söka i det. Tillgänglighet - handlingarna bör förvaras på ett sådant sätt att de kan göras tillgängliga för seriös forskning. Ni får gärna kontakta oss om ni har frågor som rör arkiv och arkivförvaring.